Jedes Dokument. Sofort gefunden.
Jede E-Rechnung. Automatisch verbucht.

DMS & Workflow für A.eins®: erfassen, prüfen, freigeben und revisionssicher archivieren — von der eingehenden E-Mail bis zum gebuchten Beleg.

Demo vereinbaren arrow_forward Funktionen ansehen
  • verified_user GoBD-konform archiviert
  • sync_alt In A.eins® integriert
  • receipt_long xRechnung & ZUGFeRD
DMS-Dashboard: Kacheln für Eingang, Workflow, Freigabe und Beleg-Monitor über der gefilterten Dokumentenliste mit Volltextsuche
Dokumentensuche im DMS: Volltextsuche über Suchbegriff, Referenz und Dateiinhalt mit Filtern für Kategorie, Kunde, Zeitraum, Status und erweiterten Suchbegriffen
BELEGARCHIV & VOLLTEXTSUCHE

Ordnung, die sich selbst macht.

Belege, Rechnungen und Lieferscheine kommen per Scanner, E-Mail-Import oder Drag & Drop ins Archiv — und werden automatisch dem richtigen Vorgang in A.eins® zugeordnet.

  • →Volltextsuche: jedes Dokument in Sekunden — nach Belegnummer, Lieferant, Datum oder Stichwort.
  • →Workflows & Freigaben: Rechnungsprüfung und Weiterleitungen laufen regelbasiert, ohne manuelle Zwischenschritte.
  • →Rechte & Rollen: jeder Mitarbeiter sieht nur die Dokumente, die für ihn bestimmt sind.
E-MAIL-REGELN

Ihr Posteingang arbeitet vor.

Eingehende Belege werden direkt aus dem Postfach abgeholt und nach Ihrem Regelwerk verarbeitet — noch bevor jemand sie anfasst.

  • →Absender & Betreff als Regel: die Rechnung vom Stammlieferanten wird automatisch zur Eingangsrechnung in der Buchhaltung.
  • →Workflow inklusive: jede Regel setzt Kategorie, Unterkategorie und den passenden Freigabe-Workflow gleich mit.
  • →Mandantenübergreifend: Regeln verschieben Belege automatisch in die richtige Firma.
  • →Nachvollziehbar: jede Regelanwendung steht in der Audit-Historie des Belegs.
E-Mail-Regeln verwalten im DMS: Regelliste mit Absender- und Betreff-Bedingungen, zugewiesenem Dokumenttyp, Unterkategorie und Aktiv-Status
Buchungsvorschlag in der Dokument-Sidebar: Vorgeschlagene Buchungszeilen mit 93 Prozent Sicherheit, Konto, Buchungstext und Betrag — per Klick alle übernehmen
BUCHUNGSVORSCHLÄGE

Belege, die sich selbst kontieren.

Beim Kontieren schlägt das DMS die Buchungszeilen vor — gelernt aus Ihren bisherigen Buchungen beim gleichen Lieferanten, mit ehrlichem Konfidenzwert.

  • →Ein Klick statt Abtippen: „Übernehmen" füllt Konto, Kostenstelle, Steuersatz und Betrag.
  • →Konfidenz statt Blackbox: das System zeigt, wie sicher es ist — die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
  • →Vollautomatik für Stammbelege: Extraktions-Templates klassifizieren wiederkehrende Belege ohne einen einzigen Klick.
  • →Ohne Cloud-KI: gelernt wird ausschließlich aus Ihren eigenen Daten im Haus.
E-RECHNUNG · XRECHNUNG & ZUGFERD

Die E-Rechnung ist Pflicht. Die Handarbeit nicht.

Fünf Schritte, die sonst täglich Zeit kosten, laufen im DMS automatisch — von der eingehenden E-Mail bis zum geprüften, gebuchten und revisionssicher archivierten Beleg.

  1. 1Lesbar machen

    Aus der XML-Datei wird eine klar dargestellte Rechnung.

  2. 2Daten übernehmen

    Beträge, Positionen und Zahlungsziel fließen in die Buchhaltung.

  3. 3Prüfen

    Format nach EN 16931, Rechenwege und §14-UStG-Pflichtangaben.

  4. 4Dubletten ausschließen

    Doppelte Rechnungen früh erkennen, bevor sie bezahlt werden.

  5. 5Freigeben & archivieren

    Freigabe-Workflow und revisionssichere GoBD-Ablage.

E-Rechnung im DMS: Workflow-Seitenleiste mit Kategorisierung und Freigabe neben der lesbar aufbereiteten xRechnung, geprüft nach EN 16931
xRechnung oder ZUGFeRD? Beides.

Sie müssen nie auf das Format achten — das DMS erkennt es selbst und verarbeitet beide Standards vollautomatisch.

Wichtig bei ZUGFeRD: XML first.

Gebucht wird, was im strukturierten Datensatz steht — nicht, was das PDF zeigt. Genau so verlangt es der Standard.

Den Belegweg live sehen — Demo vereinbaren arrow_forward

BESTELLABGLEICH

Rechnung trifft Bestellung. Automatisch.

Jede Eingangsrechnung wird gegen die zugehörige Bestellung aus Ihrer Warenwirtschaft geprüft — Positionen, Mengen und Preise. Nur echte Abweichungen landen zur Klärung, der Rest geht durch.

  • →Positions- und Preisabgleich: Mengen, Einzelpreise und Summen werden automatisch verglichen.
  • →Abweichungen im Blick: nur Differenzen erfordern noch einen Menschen — alles andere läuft durch.
  • →Abgleich-Profile: Toleranzen, Klärungs-Zielgruppe und Blockier-Verhalten konfigurieren Sie je Belegkategorie.
  • →Voraussetzung: funktioniert mit xRechnung- und ZUGFeRD-Eingangsrechnungen, deren Lieferanten die Bestellnummer mitgeben.
Bestellabgleich-Panel im DMS: alle sechs Prüfregeln grün — Bestellung gefunden, Lieferant und Endbetrag stimmen überein, Positionen, Mengen und Preise innerhalb der Toleranz
Das DMS auf dem iPad: Start-Dashboard mit Kacheln für Neues Dokument, Eingang, Workflow, Klärung, Freigabe und Beleg-Monitor sowie der Liste der letzten Eingänge
MOBILE

Freigeben, wo Sie gerade sind.

Die mobile Oberfläche bringt Eingang, Aufgaben und Freigaben aufs Smartphone und Tablet — mit PDF-Vorschau, xRechnung-Ansicht und Upload direkt vom Gerät.

  • →Freigabe unterwegs: Rechnungen prüfen und genehmigen, ohne am Schreibtisch zu sitzen.
  • →Alles dabei: Suche, Belegvorschau und Klärungen funktionieren auch mobil.
  • →Compliance inklusive: Vier-Augen-Prinzip und Vertretungsregeln gelten auch unterwegs.
FUNKTIONEN

Alles drin, was ein modernes DMS braucht.

  • Scannen & ErfassenBelege per Scanner, Drag & Drop oder E-Mail — mit Regelwerk automatisch zugeordnet.
  • VolltextsucheJedes archivierte Dokument in Sekunden wiederfinden.
  • Workflows & FreigabenRechnungsprüfung, Freigabeprozesse und Weiterleitungen digital abbilden.
  • Revisionssichere ArchivierungGoBD-konform und unveränderbar, mit lückenloser Protokollierung.
  • ERP-IntegrationBidirektionaler Austausch mit A.eins® — Belege landen automatisch am richtigen Vorgang.
  • Rechte & RollenFeingranulare Zugriffssteuerung für jeden Mitarbeiter.
  • Vier-Augen & VertretungFreigabezwang, Vier-Augen-Prinzip und Urlaubsvertretung — Compliance ohne Umwege.
  • MandantenfähigMehrere Firmen in einem System — sauber getrennt, auf Wunsch übergreifend durchsuchbar.
verified_user

GoBD-konform

Revisionssichere Langzeitarchivierung mit Versionierung und lückenlosem Audit-Trail.

sync_alt

Integriert in A.eins®

Bidirektionaler Austausch inklusive Vorgangserzeugung — mit Kontrakt- und Partie-Zuordnung.

receipt_long

xRechnung & ZUGFeRD

Beide Pflichtformate, geprüft nach EN 16931 — ohne manuelle Nacharbeit.

devices

Sicher von überall

Web und Mobile, geschützt mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Testen Sie das DMS an Ihren echten Rechnungen.

Wir zeigen Ihnen alle Funktionen live — unverbindlich und mit Ihren eigenen Belegen.

Unverbindlich · 30 Minuten · Ihre eigenen Belege

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